Ulla-Bella VA-byrå grundades 2018 och då var det bara jag, Malin Björnell. Idag har företaget vuxit till en virtuell assistent-byrå med ett helt team med olika spetskompetenser. Nu ska du få hänga med bakom kulisserna kring hur vi jobbar, som det geografiskt spridda team vi är.

Vi är Ulla-Bella VA-byrå

Vissa av oss började jobba ihop redan för omkring tre år sedan och sedan dess har vi blivit fler de senaste två åren. Idag är vi sex medlemmar i vårt stabila och professionella team:

• Malin (jag) i Jönköping, som arbetar med projektledning, marknadsföring och administration
• Anki i Falutrakten, som jobbar med administration inom exempelvis ekonomi/bokföring, e-handel och webbsidor
• Ellinore, även hon Falutrakten, vars expertis är grafisk design, branding och marknadsföring
• Charlotte i Stockholm, som är skribent/copywriter och även hjälper till med marknadskoordinering och viss översättning
• Emilia i Uppsala, som även hon arbetar med grafisk design utöver sociala medier och administration
• Anneli, också Uppsala, som liksom Charlotte jobbar som skribent/copywriter

Läs mer om oss i teamet

Stark laganda och bra samarbete trots distans

Att vi har jobbat tillsammans så länge och 100 % på distans är ett kvitto på att vi har lyckats hitta ett framgångsrikt arbetssätt, att vi kompletterar varandra och framför allt − vi trivs väldigt bra tillsammans trots att vi bara har träffats som grupp en gång, hösten 2022! Vi sågs under en dag i Uppsala på en kickoff, som gav oss ännu starkare sammanhållning och tillit till varandra. Något vi tar med oss i vårt fortsatta distansarbete med varandra och våra uppdragsgivare.

Möte varannan vecka på Zoom

Vi har stående digitala möten varannan onsdag. Då ”ses” hela teamet för att kolla av läget med varandra, bolla gemensamma projekt, liksom det vi i teamet behöver synka internt kring Ulla-Bellas egna kampanjer, sociala medier, bloggen och annat. Vid dessa tillfällen avsätter vi alltid en stund i början till vad vi kan kalla ”fikarast”. Eftersom vi inte ses oftare än så här, känns det viktigt att checka in i hur vi har det. Att vi har lärt känna varandra bättre på det här sättet har också skapat en prestigelös stämning i arbetet.

Marknadsmöte för Ulla-Bella VA-byrå en gång i kvartalet

Några av oss har Zoom-möte en gång varje kvartal för att planera inriktning, teman och innehåll för Ulla-Bella VA-byrås egen marknadsföring. Vi brainstormar och bollar idéer kring vad och hur vi kan gå tillväga och det har gjort arbetet mycket smidigt och tydligt för oss. Våra olika kompetenser berikar arbetet och gör att vi hittar fram till bra idéer och lösningar.

Löpande kommunikation och ”synk” i Slack

Vi använder verktyget Slack till all intern kommunikation mellan Zoom-mötena. Det besparar oss tid och fokus genom att vi håller ihop all kommunikation och materialet som vi ibland behöver dela med varandra. På det här sättet vet alla att det vi behöver känna till finns på ett ställe. Om vi behöver hitta något som diskuterades för en månad sedan är sökfunktionen i Slack guld värd. Vi skickar direktmeddelanden till en specifik kollega i teamet när vi behöver bolla något som bara hon är berörd av. I olika interna kanaler delar vi däremot information och ställer frågor till alla samtidigt, alternativt skriver i en kanal där vi vet att enbart berörda för ens ärende finns. På så sätt slipper de andra ta del av och störas av information som de inte behöver.

Tryggheten i många olika kompetenser på VA-byrån

Att vi har så många olika expertiser i Ulla-Bella VA-byrå är en stor trygghet för oss alla, eftersom vi vet att det alltid finns någon att bolla med. Vi är flexibla och hjälper varandra så mycket vi kan när det behövs. Det här gynnar inte minst våra uppdragsgivare.

Andra ovärderliga digitala verktyg i vår virtuella vardag

Slack och Zoom är suveräna att jobba med/i, men vi använder många fler verktyg där berörda enkelt och smidigt har tillgång till samma arbetsytor i realtid. De vi arbetar mest med är:

• Canva: grafiskt arbete för sociala medier
• Google Drive: mötesanteckningar, långsiktig planering, bildbibliotek
• Asana: daglig projekthantering
• Trello: projekthantering
• Kajabi: bland annat e-postmarknadsföring

Du kan läsa mer om några av dessa verktyg i ett annat av Ulla-Bella VA-byrå blogginlägg här. Vi använder flera av dessa verktyg tillsammans med våra uppdragsgivare också, eftersom de är just smidiga och ger överskådlighet om status kring uppgifter och projekt. Både vi och uppdragsgivaren kan enkelt gå in och titta och lägga till information och liknande. Vill du jobba med ett tryggt, professionellt och härligt team? Då vet du nu att Ulla-Bella VA-byrå är det självklara valet! Kontakta oss  om du har frågor eller vill boka ett möte!