Oavsett om ni jobbar på samma fysiska plats, på distans med konsulter eller har en hybridlösning, är riktigt bra digitala verktyg guld värda. Idag tipsar vi om några som Ulla-Bella-teamet inte vill vara utan.

Fyra klara favoriter bland uppsjön av digitala verktyg som används flitigt i vår dagliga verksamhet är 

• Asana och Trello: projektverktyg för uppgifter och information kring dessa, ansvarsfördelning och deadlines med mer
• Slack: för intern och extern kommunikation som skalar bort onödigt mejlande (och letande i inkorgen) och håller ihop information kring projekt mycket bättre + fildelning
• Google Docs: vid skapande av samarbetsdokument, mötesanteckningar och dylikt, som flera behöver tillgång till

Asana och Trello

Med båda dessa kan du på ett detaljerat sätt hantera och styra projekt som alla berörda i teamet liksom externa konsulter kan få tillgång till. 

Varje uppgift som ingår i ett projekt skapar du ett kort för på en så kallad Kanban board. En tavla som ger bra översikt över det som ska göras, av vem det ska göras liksom vilken status det har. Du och/eller ni i teamet skapar kolumner som ni namnger och under dessa lägger ni in era uppgiftskort, vilka ni även kan flytta omkring i och mellan kolumnerna.

I Asana kan man dessutom välja att visa arbetsytan/översikten som antingen Kanban-variant eller som en listvy.

Exempel på vad ni kan göra med/i Asana och Trello

• samarbete med olika medlemmar på olika delmoment
• synkronisera/skicka uppgifter från andra program och aktörer till korten i Trello
• skapa att-göra listor/checklistor i korten
• hantera olika dokument och manualer
• skapa förutsättningar för lyckade möten och informationsflöden

Båda verktygen kan användas på desktop och som mobilapp.

Slack

Det här är ett kommunikationsverktyg i vilket du kan skriva direktmeddelanden till specifika personer i ditt team eller konsulter som du bjudit in, kommunicera i gruppchattar, skicka och ta emot filer (text, ljud och bild).

Den största styrkan hos Slack är att kommunikationen och informationsöverföring kring projekt samlas på ett ställe. Ni i teamet kan också skapa specifika kanaler för olika projekt, ämnen eller team som enbart berörda bjuds in till. Det sparar tid genom att man slipper leta efter skickade mejl i inkorgen eller att det missas och det är enkelt och effektivt att nå rätt personer och undvika att störa andra med information som de inte behöver.

Verktyget/plattformen kan också synkas med många andra verktyg och plattformar,  som filhanteringssystem, projektledningsverktyg, kalendrar och kundhanteringssystem. Genom att koppla ihop dessa verktyg med Slack, minskar behovet av att byta mellan olika program och ökar effektiviteten.

I Slack kan du anpassa notiser, göra sökningar på nyckelord om du letar viss info i tidigare konversationer med mera. Det kan liksom Asana och Trello användas både på desktop och som mobilapp.

Google Docs

När ni ska skriva ett gemensamt dokument i ett projekt eller liknande, är Google Docs ett fantastiskt verktyg eftersom ni kan skapa, redigera, infoga kommentarer och frågor till varandra i realtid. Och eftersom informationen lagras molnbaserat så kommer alla åt det oavsett var de befinner sig (så länge uppkoppling finns) och det i sig innebär mindre sårbarhet än ett lokalt lagrat dokument.

Om ni för mötesanteckningar är det också ett bra sätt att lagra i Docs och ge tillgång till det till samtliga berörda. Som “ägare” av ett dokument kan man välja vilken befogenhet den man delar det med ska få, som till exempel endast att läsa eller ha rättighet att redigera text.

Eftersom flera användare kan jobba samtidigt i dokumentet minskar dubbelarbete och tidsåtgången. Det kräver dock att planering och struktur av jobbet är uppgjort innan, så att man tar hand om olika delar av dokumentet. Google Docs är ett kraftfullt och mångsidigt verktyg eftersom det kan integreras med andra Google-tjänster och att dokument ni skriver går att exportera i flera olika format att dela och skicka. Google Docs finns även att använda som mobilapp.

Om ni har frågor och tankar om hur vi kan jobba ihop är ni varmt välkomna att kontakta oss på Ulla-Bella så bokar vi ett möte.

Och om ni aldrig jobbat med något av verktygen ovan men är nyfikna på att prova så guidar vi er självklart, i ett framtida samarbete!