Undrar du egentligen vad virtuella assistenter ta hand om för att hjälpa till inom ert företag? Då ska du läsa vidare! Hela samhället är i ständig förändring och för att driva en framgångsrik verksamhet över tid är det viktigare än någonsin att jobba fokuserat och effektivt. I ett mindre företag utan anställda eller med några få, kan det vara en minst sagt överväldigande uppgift. Ibland räcker inte tiden eller kompetensen i företaget till för allt som behöver göras för att ni ska lyckas (ännu bättre). I det här läget kan en eller flera virtuella assistenter vara lösningen under en kortare period eller som ett löpande samarbete. Det har aldrig varit enklare att outsourca det som ni i företaget inte har kompetensen för, eller kanske inte ens har lusten att själva bli bra på. Här ger vi exempel på tio områden som ni kan anlita en virtuell assistent inom.

1.  Marknadsföring

En virtuell assistent kan vara er högra hand när ni ska planera och genomföra en kampanj online eller till exempel på plats på en mässa.

Skapa och genomföra digitala kampanjer

Kampanjer (annonsering) är effektiva för att sprida kunskap om ert varumärke och för att öka försäljningen. Ni kan bredda er målgrupp, låta nya potentiella kunder hitta er, informera om nya produkter eller priser och boosta försäljningen.

Vad vill ni nå ut med?

• • En produktlansering

• • Ökad varumärkeskännedom

• • Erbjudande i samband med högtid

• • Bygga/utöka er e-postlista

Utskick

Även om mycket sker digitalt idag, används fortfarande andra former av marknadsföring. Allt beror på var er målgrupp finns och på deras beteende och vanor. Ni kan låta era kampanjer tryckas och spridas via utskick till er kundkrets. En virtuell assistent kan hjälpa till med att arbeta fram koncept utifrån era visioner och målsättningar och jobba effektivt med utskick av kampanjen.

Mässförberedelser

En mässa eller ett event är ett perfekt tillfälle för ett företag att knyta nya kontakter, skapa nya kundrelationer och öka varumärkeskännedomen. Men inför tillställningar som en mässa är det mycket som behöver tänkas på; planering och uppställning av monter, anmälningar, bokningar, resor.

2.  Sociala medier

Ett av de viktigaste verktygen idag för att exponera ert företag och bygga ett starkt varumärke är sociala medier. Ett arbete som behöver vara pågående och långsiktigt, vilket också tar tid för att göra (bra). Vilka sociala mediekanaler just ni behöver jobba med beror på vilken verksamhet ni driver och var er målgrupp finns.

Strategi för sociala medier

För att få slagkraftiga sociala medieplattformar och växa som varumärke krävs en bakomliggande plan och strategi. Det handlar om att konkretisera vad ni vill få ut av er närvaro i de sociala kanalerna, lokalisera er målgrupp, hitta relevanta plattformar och rätt tonalitet. Virtuella assistenter kan hjälpa er att skräddarsy en strategi utifrån ert företags unika målsättningar och förutsättningar för att nå rätt personer, på rätt platser och med ett relevant budskap.

Skapa content

Som företagare vill man gärna prata om verksamheten ur sitt eget perspektiv på sociala medier, men bra innehåll handlar om att se vad följarna intresserar sig för och sedan forma innehållet utifrån det. Det är ett hantverk att kontinuerligt skapa värdefullt innehåll/bra inlägg och det tar tid. Därför är detta ett perfekt arbetsområde för en virtuell assistent (VA) som har kapaciteten att hålla i vardagskommunikationen med era potentiella kunder och i det varumärkesbyggande arbetet. Konkret innebär det att en VA kan:

• • Skriva texter: från korta, koncisa och pricksäkra till längre och resonerande

• • Skapa grafik och välja ut bilder, videor etc. – anpassade för att signalera rätt budskap till era följare

Schemalägga och publicera inlägg

Förutom strategi och välplanerat innehåll krävs timing. Publicering av innehåll bör därför ske när er målgrupp är som mest aktiv och det är också viktigt att ge tid för interaktion med dem när de engagerar sig. Genom effektiva digitala verktyg kan en VA både planera, schemalägga och publicera ert innehåll och ni kan ha koll på det innan publicering. Era konton i sociala medier lever då och är aktiva utan att ni behöver lägga tid på det.

Annonsering

För att effektivt nå ut till era potentiella kunder och framför allt få dem att hitta er, kan ni använda annonsering i sociala medier. Där kan ni ringa in er målgrupp utifrån all data som finns i olika kanaler för att rätt budskap når de personer som behöver se och höra det. Specialiserade virtuella assistenter är duktiga på annonsering och kan hjälpa er att ta hand om det här, som kan kännas och vara lite krångligt och tidskrävande.

3.  Copy och nyhetsbrev

En virtuell assistent kan hjälpa er med copy och nyhetsbrev och med texthantering i det stora hela.

Copy och nyhetsbrev

Genom nyhetsbrev kan ni bibehålla kontakten med era kunder, liksom nå ut till nya. Nyhetsbrev kan vara ett oerhört effektivt sätt att marknadsföra ert företag på, presentera nyheter, dela kampanjer eller andra aspekter som leder till ökad omsättning och kundnöjdhet. Viktiga aspekter av nyhetsbrev:

• • Värdefull och effektiv kanal för att nå kundkretsen direkt

• • Kontinuerlig kontakt

• • Utformningen är viktig för läsbarheten och lusten att öppna era mejl

• • Välskrivet, relevant innehåll fångar intresse och ökar förtroendet för er

Eftertanke, planering och utförande av hög textkvalitet är väldigt viktigt för att nyhetsbreven ska öppnas och när öppningsgraden blir hög minskar risken för att era mejl markeras som skräppost/spam.

SEO-texter för webbsidor

Bra sökmotoroptimering – SEO – på er webbsida ökar trafiken till den. Rätt formuleringar, nyckelord och bra struktur på ert innehåll leder till att ni hamnar högre upp i sökresultaten på Google och hos andra sökmotorer. Ni kan hitta virtuella assistenter som är specialiserade på det här området och som kan hjälpa er i det som kan kännas som en djungel.

Varför behövs SEO-anpassad text?

SEO är en teknik som ökar varumärkeskännedom och hjälper potentiella kunder att hitta ert företag. Genom SEO-anpassad text på er webbsida hamnar ni högre upp i sökresultaten när folk googlar på er produkt eller tjänst.

Bloggartiklar

En blogg kan hjälpa er webbplats att vara levande och bidra positivt till er SEO också. Leverera relevant, intressant, underhållande och värdefullt innehåll till er målgrupp och låt dem också lära känna er som företag och vad ni gör. Med en aktiv och proffsig blogg skapar ni ett gott intryck, förtroende och på sikt hjälper detta er genom försäljning. Här har ni chansen att vara mer personliga (utan att bli oproffsiga för den delen) och vidga bilden av företaget till era (potentiella) kunder, till att vara mer än bara era tjänster eller produkter. Precis som med nyhetsbrev kan en blogg antingen hjälpa eller stjälpa dig och det här tar tid att göra bra. Det krävs också kunskap och kompetens för att skapa bra bloggtexter som publiceras med jämna mellanrum, och om vad som kan få dem att lyckas bli lästa. Att ta hjälp av en VA med spetskompetens inom skrivande och copy kan därför vara ett strålande drag för er i det långa loppet. Ytterligare ett område som vi som virtuella assistenter kan ta hand om!

Översättning

Idag är det inte ovanligt att regelbundet möta texter på andra språk än svenska. Konversationer, affärer och även möten förs via diverse kanaler online vilket öppnar upp för mängder av verksamheter. Och det finns också verktyg för översättningar som fungerar mer eller mindre bra. De kommer ofta med en del fallgropar, så det gäller att vara lite försiktig och att inte lita blint på automatiska översättningar.  En dåligt översatt text i en beskrivning, mejlsvar, bloggtext, nyhetsbrev och så vidare riskerar att skicka oseriösa signaler till mottagaren. En VA som är duktig på översättningar fångar upp nyanser, ton och ordval i texter som en maskinöversättning inte klarar av.

Korrekturläsning

Korrekturläsning är ett viktigt steg innan publicering av texter, både online och i print, för att det inte ska se oproffsigt ut eller till och med för att syftningsfel eller ordval inte ska bli tokiga och leda till stora missförstånd. Ett urval från korrekturläsningens olika delar som en VA med skribentkompetens fokuserar på:

• • Grammatik

• • Meningsuppbyggnad

• • Stavning

Beroende på textlängd är det här momentet tidskrävande, men oerhört viktigt eftersom resultatet kan bidra till både ökad och minskad omsättning. Allt ni gör som företag räknas in i det intryck och varumärkesbyggande ni gör.

4.  Webbdesign och webbshop

För många av era kunder och användare blir er webbplats det allra första mötet med er. Därför behöver den vara snygg, enkel och rolig att använda. Specialiserade virtuella assistenter kan hjälpa er med:

• • Webbdesign och webbshop

• • Skiss och design av UI

• • Att sätta upp sajter i befintliga WordPress-miljöer

• • Integration med e-handelsplattformar, nyhetsbrevstjänster, bokningstjänster och andra tjänster som kan integreras med WordPress

Webbpublicering

En sajt behöver vara levande och aktuell, väcka intresse och bjuda in till engagemang – något som ofta kan vara svårt att hinna med. En virtuell assistent kan hjälpa er att:

• • Skapa, publicera och uppdatera texter, bilder, grafik, video och annat innehåll

• • Uppdatera bloggar och publicera nyhetsbrev

• • Skriva och publicera texter för webb

Webbshop

Att ta sina produkter och sin business online via en webbshop görs väl med en fingerknäppning, eller? Riktigt så snabbt går det tyvärr inte, men med rätt förberedelser kan det bli riktigt lönsamt. Och med en virtuell assistent, som är specialiserad på det här, vid rodret kan projektet bli en smidig historia.

5.  Grafisk design

Hur ert företag uppfattas av andra beror till stor del på den visuella kommunikationen – hur ni signalerar vilka ni är genom färgval, bilder, typsnitt, logotyp och så vidare på både webbsida och i sociala medier. En grafisk profil är därför väldigt hjälpsam att ha som ett guidande dokument att gå tillbaka till för att slippa fundera på vilken stil ni ska ha när ni en gång har bestämt det. Om ni tycker att det låter som lull-lull att tänka igenom hur företaget ska se ut i allt ni gör, då är det dags att tänka om. Den här biten är viktigare än man kan tro och en VA med kompetens inom grafisk design och visuell branding kan göra underverk både för hur ni själva känner inför att visa upp er och för hur era blivande och nuvarande kunder uppfattar er. Ännu ett område som vi som virtuella assistenter kan ta hand om!

6.  Event

Planera och genomföra event

Ska ni genomföra ett event eller en konferens? Lansera nya produkter? Ställa ut på en mässa? Eller kanske styra upp tidernas personalfest? Oavsett vad ni ska anordna är planeringen A och O. Det syns oftast inte hur mycket tid och engagemang det ligger bakom ett lyckat event för att ni ska kunna njuta av dagen/kvällen när det väl är dags. Ni kan anlita en eller flera virtuella assistenter som kan stötta på olika sätt, beroende på kompetens. Ibland kan de också vara med på plats och hjälpa till under eventet. Dela med er av tankarna och visionerna ni har för ert event, så kan ni få hjälp med att omvandla dem till konkret förslag på:

• • Koncept

• • Upplägg

• • Planering

• • Lokal och plats

• • Utförande

7.  Administration

Det är mycket av det som pågår i ett företag som inte syns utåt men det är inte mindre viktigt för det, för det intryck kunden får av ert varumärke. Det kan till exempel vara uppgifter som:

• • Bokningar

• • Mejlhantering

• • Ordna med Google Docs-formulär

• • Ordna mappstrukturer

• • Sammanställa texter

• • Sköta kalendern

• • Sköta och uppdatera CRM-system

• • Sortera in rätt material i rätt mappar

• • Uppdatera kundregister

• • Uppdatera webbsidor

• • Överföra data från pdf till Excel

Listan kan bli hur lång som helst (eller kortare än så här) beroende på era behov.

8.  Kundservice

Bra kundservice är jätteviktigt för en god kundrelation. Vi tror starkt på vikten av att vara tillmötesgående och tillgänglig. Bra kundservice handlar om att upprätthålla befintliga kundrelationer och vara öppna för nya. Vi kan bland annat hjälpa till med att:

• • Svara på inkommande mejl och meddelanden

• • Vara kontaktansvariga mot externa aktörer, för exempelvis lager, inköp etc.

• • Uppdatera kundregister

• • Administrera medlemsportaler

• Hantera pågående kampanjer

9.  Projektledning

Projektledning kräver en mängd förarbete och planering innan själva genomförandet kan äga rum. Och när genomförandet väl är klart är effektmätning väldigt viktigt. Det är med andra ord många delar att hålla koll på när ni ska skapa ett riktigt lyckat projekt. Har ni en vision om hur ert projekt ska se ut och vara, men har svårt att visualisera vägen dit? Projektledning är en konst och det är ingen hemlighet att ett lyckat resultat kräver ett gediget förarbete och planering. En virtuell assistent kan stötta i projektledningen eller hålla i den. I stället för att behöva ha kontakt med flera olika aktörer i ert projekt, kan ni enbart ha det med projektledaren som i sin tur håller koll på samtliga parter och kan delegera ut ansvaret vidare till andra virtuella assistenter i teamet om ni väljer att lösa det så.

10. Ekonomi

Fakturering

Att jobba snabbt och effektivt med fakturor ger ett professionellt och pålitligt intryck av er som leverantör. Det är viktigt att fakturera rätt, inte bara för ert företags trovärdighet, utan också för bokföringens skull.

Betalning av fakturor

Det är givetvis också viktigt att sköta företagets utbetalningar och det kan ni lägga över på en virtuell assistent. Som en pålitlig mellanhand avlastar en VA er med den här typens av uppgifter, som det inte är kritiskt att just ni i företaget gör. Få i stället någon timme extra i månaden för att lägga på aktiviteter som bidrar till ökade intäkter medan er VA sköter räkningar och fakturor.

Inlämning av underlag till redovisningsbyråer

Ni kan också outsourca insamlandet av underlag som ska skickas till er redovisningsbyrå, företagets kvitton, fakturor etc, i digitala verktyg som exempelvis Dropbox. Där kan er redovisningsbyrå enkelt hämta och ta del av informationen.

Ulla-Bella virtuell assistent-byrå 

Så vad kan vi som virtuella assistenter ta hand om i ert företag? Vi på Ulla-Bella har kompetenser inom alla dessa tio områden och hjälper många företag med något eller flera av dessa uppgifter – för att öka deras effektivitet, minska deras kostnader, frigöra deras tid och ge utrymme för att fokusera på och utveckla kärnverksamheten. Om ni är nyfikna på mer detaljerade uppgifter som en virtuell assistent kan hjälpa er med rekommenderar vi att ladda ner vår kostnadsfria pdf: “100 uppgifter en VA kan hjälpa till med” och kontakta oss!