Oavsett om det är sommarsemester, julledighet eller bokslut som är deadline, brukar det alltid vara som mest att göra precis innan. Att göra listan verkar inte bli kortare, det ringer oavbrutet i telefonen och plingar hejdlöst i inkorgen. Måste det vara så här varje gång?

Svaret är så klart nej. Det måste det inte, även om det är oundvikligt att det kör ihop sig ibland. Men när man vet att det blir så här varenda gång och ställer in sig på det, är det väl en bättre idé att fundera på lösningar för att minska stressen.

Tänk vad skönt att gå in i ledighet utan att vara hålögd och med en puls på 200. Eller att kunna släppa ner axlarna över att allt är i ordning i god tid innan ett bokslut måste vara färdigt.

Leta en virtuell assistent när det inte brinner i knutarna

De flesta längtar efter ett lugnare arbetstempo än det som man ofta hamnar i, när kaoset bryter ut och stressen är närvarande dag som natt. Då är det tyvärr inte det bästa tillfället att börja leta efter en virtuell assistent (VA)/ konsult som kan stötta upp  på distans, och att introducera denne i jobbet.

Paradoxalt nog är det inte heller helt naturligt att ta tag i det här när allt flyter på. Men det är faktiskt precis då det är som allra bäst att göra det, när ni med säkerhet vet att det kommer att bli hektiskt om en eller tre månader.

Det är nu ni ska se er om efter en virtuell assistent som ni tror passar er. Kontakta en eller flera och diskutera ett framtida upplägg och ungefär när ni tror er behöva extra stöd i verksamheten.

Hur ni kommer igång på bästa sätt med er VA kan ni läsa tips om i det här blogginlägget.

Dela information via digitala verktyg

För att hitta rätt person behöver ni givetvis veta vad ni behöver hjälp med.

Men jag vill ändå understryka hur bra det är att ni bryter ner uppgifterna så mycket ni bara kan på en konkret nivå för att det ska bli extra tydligt både för er och en eventuell VA, vad som krävs. Då går det oftast mycket snabbare att börja jobba ihop.

För att öka chanserna ännu mer till att kunna gå på semester eller bli klar med ett projekt med ett leende på läpparna, jobbar ni med digitala verktyg som er VA kan få tillgång till.

Spalta upp projektets delar och arbetsuppgifter, deadlines och bifoga instruktioner kring det som är relevant för den virtuella assistentens jobb. Ju mer ni ger till den virtuella assistenten i förväg och ju tydligare ni är, desto smidigare kommer allt att fungera när det är dags.

Det finns en uppsjö av digitala projektverktyg och kanske använder ni redan ett eller flera. Om ni inte jobbat med sådana förr kan ni testa vanliga och enkla varianter som till exempel Asana eller Trello.

Eller ännu hellre – fråga er virtuella assistent vilket hen föredrar och kör på med det så kan ni få bra hjälp av er VA.

Så som sagt, har ni det lugnare just nu men vet att det kommer att bli körigt senare i månaden eller av kvartalet – tveka inte inför att lägga tid nu på att leta en person som kan underlätta arbetsdagarna längre fram.

Som VA är det kanon att få en förfrågan i god tid innan avspark för ett projekt för planeringens skull och för att kunna sätta sig in i det ni gör, i lugn och ro. För det gillar även vi virtuella assistenter liksom ni – att göra jobbet utan en blåslampa bakom oss om det är möjligt.

Och ni som söker efter en VA just nu eller som tror att ni kommer behöva en i framtiden – ta en titt här för att se vilka tjänster och kompetenser Ulla-Bella VA-byrå erbjuder.

Varmt välkommen att höra av er om ni har frågor eller vill boka ett möte kring kommande uppdrag!