Alla som driver mindre eller mellanstora företag vet att det krävs att man behöver ta på sig många olika hattar för att få verksamheten att gå framåt. Intressant, roligt och slitsamt men ibland är det att släppa ur sig en lättnadens suck av att ta extern hjälp.
Projektledning kan verkligen vara en utmaning och särskilt när det inte finns möjlighet att anställa en projektledare. I de fallen är en virtuell assistent (VA) med kompetens för det, en smart och kostnadseffektiv lösning. Visst, det är inte heller gratis men ni behöver inte anställa en VA med allt vad det innebär och ni väljer hur länge ni behöver projektledningen eller stödet kring det. Men är det verkligen effektivt kanske ni undrar, att någon “utifrån” kommer in och håller i trådarna?
Fördelar med extern projektledare
Att få andra ögon på det ni gör, av någon som är van vid att projektleda eller vara stöd till företagets egen projektledare, som vanligtvis inte jobbar i er verksamhet kan vara ett stort plus. Malin Björnell som driver Ulla-bella har jobbat en hel del med detta.
– Som ”extern” projektledare kommer man in med enbart ett uppdrag, vilket gör att saker och ting oftast går fortare än om en anställd ska genomföra samma projekt. Nya ögon på eventuella utmaningar är alltid bra. Vi på Ulla-Bella har bland annat projektlett event, hemsidor, olika typer av ansökningar/bidrag och produktlanseringar.
De bästa cheferna är inte alltid de som kan verksamheten utan och innan sedan tidigare, utan de som faktiskt har ledarskapskompetens och förmåga att sätta sig in i medarbetarnas jobb. Likadant kan ni tänka kring projektledare, att de har en särskild kompetens och det de behöver veta om verksamheten lär de sig av er som är experterna på den.
Projektledning på distans – fungerar det?
Utgångsläget är givetvis olika för hur ni som företag känner inför distansarbete och vilka erfarenheter ni har av det. Malin menar att projektledning på distans absolut inte är ett hinder om man är inställd på att få det att fungera och det har hon sett många goda exempel på. Som virtuell assistent är hon van vid att arbeta med de flesta av sina uppdrag på distans och har gjort så sedan 2018.
– Med tydliga ramar så är det inga problem att projektleda på distans. Det är vanligt med veckovisa avstämningsmöten (oftare om det behövs) och genom att till exempel använda Asana som projektledningsverktyg vet alla hur projektet fortskrider.
Egentligen är projektledning som läggs ut på en extern konsult, som en VA är, inte märkvärdigare än att konsulter anlitas för att arbeta med till exempel marknadsföring.
Virtuella assistenter är vana vid att sätta sig in i nya branscher och verksamheter och lära sig det som behövs för att göra ett bra jobb. Dessutom brukar de flesta tycka att det är en väldigt intressant och rolig aspekt av jobbet.
Tre fördelar med virtuell assistenter som projektledare
- Möjligheten att överhuvudtaget ta hjälp
När det är en ekonomisk omöjlighet att anställa en projektledare kan ni ändå ta hjälp med denna typ av kompetens av en VA eftersom ni bestämmer hur mycket pengar ni kan lägga under en viss tidsperiod.
- Tillgång till kompetenser och erfarenheter som ni själva saknar
En kvalificerad VA har ofta erfarenhet från många olika projekt och branscher, vilket bidrar till att hjälpa er ännu bättre med ert projekt. Dessutom kan en VA ha kunskap om de senaste teknikerna och digitala verktygen som krävs för effektivt arbete.
- Tidsbesparing
Att driva projekt tar mycket tid och energi från er så genom outsourcing frigör ni tid och fokus på det som är era viktiga affärsaktiviteter.Om ni är intresserade av den här typen av hjälp men först vill veta mer om hur det kan gå till, är ni hjärtligt välkomna att höra av er så kan vi boka ett möte och hjälpa er på traven!
