Delegering brukar bli nödvändigt i större projekt eller när verksamheter ska skalas upp. För att det ska bli bra både för dig som lämnar över uppgifter och för den som ska utföra dem, är tydlighet extremt viktigt. Det här gäller ju inte bara vid samarbete med en virtuell assistent (VA) men eftersom man inte ses dagligen i denna samarbetsform är det ännu viktigare med en skriftlig uppdragsbeskrivning. Förslagsvis kan följande punkter ingå:
Uppgiften: vad ska konkret utföras och finns det önskade sätt den ska göras på?
Ansvarsfördelning: vem gör vad och till vem ska rapportering göras?
Förväntningar: hur mycket tid kan eller ska läggas på uppgiften, ska avstämningar/rapporteringar göras under tiden och i så fall när, var och hur. Vilket resultat förväntas?
Deadlines: när ska uppgiften senast vara färdig?
Ingen älskar att känna sig detaljstyrd och ej betrodd men det är inte heller härligt när förväntningarna och ramarna är för luddiga. Då är det svårt både för dig som uppdragsgivare och din VA att känna er trygga med att ni jobbar mot samma mål. Missförstånd och tandagnissel kan undvikas och samarbetet kan bli hur framgångsrikt som helst, när just ramar är satta och alla vet vad som ska göras, av vem och när.
Lämpliga arbetsuppgifter
Som uppdragsgivare behöver du alltså tänka igenom noga hur du bäst kan förmedla ditt och verksamhetens behov till en VA för att få bästa möjliga hjälp. Ofta nischar sig virtuella assistenter på vissa arbetsuppgifter eller branscher och även om den VA du anlitar inte har kunskap om just hur ditt företag fungerar, så kan du få ett riktigt bra bollplank i hen ändå. Eftersom VA:n har erfarenhet av att jobba med andra företag kan det tillföra dig och din verksamhet nya sätt att jobba på och tänka på. Dock ska sägas att en VA självklart inte pratar om sina andra uppdragsgivare eller om dig inför andra. Det bör också framgå i ert avtal för säkerhets skull.
Är du redo att växla upp? Då tycker jag att du ska höra av dig till oss på Ulla-Bella för vi har flera års erfarenhet av olika branscher och typer av uppdrag som virtuella assistenter!
