I dagens snabbrörliga värld står många företagare inför utmaningen att hantera en växande arbetsbörda och splittrat fokus. Trots att ett ökat kundflöde är positivt kan situationen snabbt bli ohållbar och då kan en virtuell assistent (VA) vara lösningen. Men hur kan du introducera en ny teammedlem på distans i arbetet på ett smidigt sätt för er båda? Det ska du få tips på här.
När är rätt tidpunkt att anlita en virtuell assistent?
Det finns flera strategiska tillfällen då en VA kan vara avgörande för din verksamhet:
- Under tillväxtfaser: När företaget växer men innan det är dags för anställningar.
- Vid säsongsbetonade arbetstoppar: För flexibel kapacitetsökning utan långsiktiga åtaganden
- Som del av en digitaliseringsstrategi: När företaget behöver digital kompetens på deltid.
- Vid ekonomisk optimering: Som ett kostnadseffektivt alternativ till att anställa.
En VA är en egenföretagare, vilket betyder lägre overheadkostnader och större flexibilitet i upplägget. Det kan handla om några timmar per vecka till mer omfattande samarbeten.
Framgångsrik onboarding i digital arbetsmiljö
Distansarbete har blivit vardag för många, men att ta in en ny teammedlem på distans kräver ändå en genomtänkt strategi. Här är nyckelfaktorerna för en lyckad onboarding som vi på Ulla-Bella ser det:
- Tydlig kommunikationsstruktur: Sätt rutiner för hur och var ni håller löpande kontakt.
- Digitala verktyg: Säkerställ att VA:n har tillgång till rätt plattformar, verktyg, system som ni jobbar med.
- Dokumenterade processer: Skapa skriftliga arbetsbeskrivningar och rutiner för att göra allt så tydligt, tryggt och tidseffektivt som möjligt för båda parter.
- Regelbunden uppföljning: Schemalägg avstämningar, extra viktigt i början när ni håller på att ”jobba ihop er”.
Praktisk checklista för onboarding av en virtuell assistent
- Förberedelsefasen (1–2 veckor innan start)
Identifiera specifika arbetsområden
Sätt upp digitala konton/fixa inloggningar
Skapa en introduktionsplan/checklista för vad ni behöver gå igenom med er VA - Första veckan
Digitalt välkomstmöte
Gå igenom arbetsprocesser och förväntningar
Etablera kommunikationsrutiner - Uppföljningsfasen
Veckovisa avstämningar första månaden
Justering av arbetsupplägg vid behov
Ladda ner Ulla-Bellas onboarding-guide
För att få till en smidig start med onboarding av en virtuell assistent har vi på Ulla-Bella virtuell assistentbyrå tagit fram en guide utifrån vår samlade erfarenhet från många år i VA-branschen.
Ladda ner guiden här, följ stegen och tänk till kring hur just du/ni behöver anpassa onboardingen.
Lycka till!
