Att starta företag är en spännande resa. Vi vet att många entreprenörer går in i det med passion för en idé och en vision om att skapa något nytt. Kanske utmana normer och förändra världen, i litet som stort. Men för många, särskilt inom startup-världen och för bolag som skalar upp och växer snabbt, uppstår snabbt en utmaning: det administrativa arbetet ökar i samma takt och äter upp värdefull tid.
Då och då berättar entreprenörer att de lägger en alldeles för stor del av sin tid på mötesbokningar, att hantera en aldrig sinande inkorg och annat ”omkringjobb” som också måste göras. Arbetstiden och fokus har plötsligt förflyttats från drivkraften, visionen och kärnverksamheten i bolaget – till alldeles för många arbetstimmar som administratör.
Tre vanliga skäl till att fastna i ”adminträsket”
1. Snabb tillväxt
När ett företag växer snabbt, antingen genom ökade kundförfrågningar, expansion till nya marknader eller genom nytt kapital från investerare, blir det allt svårare att hålla jämna steg med den administrativa bördan. Det krävs mer tid och resurser för att hantera dagliga uppgifter, vilket ofta resulterar i att entreprenörer och deras team, om de har ett sådant, blir överväldigade.
2. Många roller att jonglera
I mindre företag och startups är det till en början ofrånkomligt att man behöver bära många hattar. Förutom att vara VD ska man hantera ekonomi, sälj och kundtjänst plus sköta utveckling och det operativa arbetet och leveranser. När företaget växer så det knakar blir det svårt att göra allt jobb riktigt bra. Risken att viktiga saker faller mellan stolarna ökar och stressen byggs upp.
3. Ökade krav från investerare
Med investerare ombord finns det också en självklar förväntan på att leverera resultat. Det innebär att entreprenörer måste balansera mellan att uppfylla investerarnas förväntningar och hantera den operativa sidan av företaget. Detta leder ofta till en situation där kärnverksamheten får stå tillbaka till förmån för administrativa uppgifter och den onda cirkeln är fullbordad.
Konsekvenserna av att fastna som administratör
När administrativt arbete tar över blir det svårare att fokusera på innovation och strategisk planering. Företag kan tappa sin konkurrenskraft, eftersom ledningen inte längre har tid att utveckla nya produkter eller tjänster. Dessutom kan det leda till att eventuella medarbetare blir utbrända, som i sin tur påverkar produktiviteten och moralen i företaget.
Anlita virtuell assistent
Det är här virtuella assistenter kommer in i bilden. Genom att anlita en eller flera virtuella assistenter till flaskhalsarna i administrationen, marknadsföringen och sälj, kan ni fokusera på er kärnverksamhet och låta experterna hantera de bitarna riktigt bra. Och virtuella assistenter är oftast egenföretagare/konsulter som fakturerar och ni behöver inte anställa.
Några av fördelarna med att anlita virtuell assistent:
Tidseffektivitet:
Genom att outsourca uppgifter kan företag fokusera på det som verkligen betyder något – att utveckla och få företaget att växa. Det ger mer tid för innovation, strategisk planering och kundinteraktion.
Kostnadseffektivitet och flexibilitet
Ofta behövs flera olika kompetenser som kompletterar varandra och det kan vara knepigt att anställa många personer. Då är virtuella assistenter en flexibel lösning i både tidsomfång och kompetensmässigt och kan under kort eller lång tid bli en mer kostnadseffektiv lösning än att anställa flera olika personer på deltid. Eller så kan ni hitta alla kompetenser ni behöver i en enda person. Och hos en virtuell assistentbyrå som Ulla-Bella, finns kompetenser inom många olika områden.
Skalbarhet
Med virtuella assistenter sitter ni inte fast i uppsättningen av er bemanning, utan kan snabbt förändra konsulternas antal och kompetens utifrån företagets behov när det växer, jämfört med att ha anställda och de processer det medför att ta in nya medarbetare.
Att välja rätt virtuell assistent för ert företag
När ni väljer virtuell assistent är det viktigt att hitta en partner som förstår företagets behov och kan erbjuda skräddarsydda lösningar. Här är några tips för att välja rätt:
- Erfarenhet och kompetens
Vad har den virtuella assistenten jobbat med tidigare, vilken utbildning och vilka erfarenheter har hen som är av värde för er.
- Flexibilitet:
Den virtuella assistenten kan börja med ett mindre åtagande och ni kan sedan utöka allteftersom behoven förändras och ni märker om samarbetet fungerar.
- Kommunikation och tillgänglighet
Bra virtuella assistenter bör vara lätta att kommunicera med och tillgängliga när ni behöver dem, inom rimliga yrkesramar. Se till att de erbjuder bra kommunikationskanaler och är responsiva.
- Pris
Se över prissättningsmodeller och hitta en som fungerar för er. Jämför olika byråer för att hitta den bästa kombinationen gällande pris och tjänstekvalitet. Ni betalar för kompetens och resultat.
Genom att ta hjälp av en eller flera virtuella assistenter kan entreprenörer frigöra tid och resurser för att fokusera på det som verkligen betyder något – att få företaget att växa, bli framgångsrikt, leverera goda resultat till investerare och inte minst att förverkliga visionen för bolaget som allt vilar på.
En administratör som stöd
Låt inte administrativt arbete bli stoppklossen; investera i rätt stöd, få tid tillbaka och njut av att se ert företag blomstra på ett hållbart sätt.
En av styrkorna hos oss på Ulla-Bella virtuell assistentbyrå ligger i att vi har många kompetenser samlade: administration, bokföring, digital annonsering, copywriting, e-postmarknadsföring, grafisk design, orderhantering, bemanning, sälj och projektledning.
Ytterligare ett starkt kort är att vi är ett sammansvetsat team som kan bolla med och täcka upp för varandra vid behov, när ni anlitar oss till ett eller flera områden eller projekt i ert bolag. Hör av er till oss och berätta var ni känner att ni har fastnat, så hjälper vi er att komma loss och göra det ni egentligen startade ert företag för!
