Under vissa perioder är det ordentligt utmanande att hinna med allt som ligger på ens bord. Och trots att det är fantastiskt med inflöde av kunder och uppdrag kan det bli ohållbart till slut. Då är det ett ypperligt tillfälle att anlita en virtuell assistent (VA) som avlastar under en arbetstopp eller när ni ska skala upp. Men hur bör en onboarding av er virtuella assistent bäst göras?

Varför en virtuell assistent och när?

Med VA-lösningen får ni mer arbetsro i och med att ni blir en person extra i teamet. Och det utan att ni ens behöver tänka på att anställa, eftersom det kan vara oklart hur länge till ni har så här mycket att göra och om ni kan anställa nu.

En VA är också en god idé under en period då ni har bestämt er för att börja skala upp verksamheten och behöver extra stöd, innan eventuell nyanställning. Det kan vara inom till exempel administration och ekonomi eller för digital marknadsföring där ni behöver en extra teammedlem för att satsa.

Sedan har vi en mycket mindre rolig situation, i ekonomiskt tuffa tider när ni behöver strama åt och skala ner er anställda personalstyrka av kostnadsskäl. Det trots att alla medarbetare egentligen behövs för att företaget ska komma framåt. Även i detta läge är ett samarbete med en VA en väg att ta, eftersom hen är en konsult som ni oftast kan ta in på så lite som bara några timmar per vecka eller månad. Eftersom en VA brukar vara företagare med F-skattsedel, kapar ni kostnader för arbetsgivar- och sociala avgifter.

Oavsett orsak till att överväga anlitande av hjälp för att hålla verksamheten i framåtrörelse är en virtuell assistent (eller flera) en utmärkt temporär lösning eftersom det givetvis finns osäkerhet inför hur framtiden kommer bli.

Bra onboarding – nyckeln till lyckat samarbete

Du och kollegorna är kanske vana vid distansarbete vid det här laget? Men det är ändå en sak att jobba så med sina kollegor och medarbetare som man känner och en annan att börja jobba med en person på distans, som man aldrig har träffat fysiskt.

I vårt team har vi jobbat på det sättet med massor av uppdragsgivare och fått det att fungera jättebra. Hur? Bra onboarding och vår stora erfarenhet av att jobba digitalt och på distans.

Med effektiv kommunikation, arbetsstruktur och rätt verktyg kommer ni att upptäcka att en VA på distans fungerar hur bra som helst och blir en stor tillgång i verksamheten.

Om möjligt är det att föredra en onboarding-process när stress och press inte är som störst och värst, för allas skull. Så om det är möjligt är framförhållning väldigt bra. Men vi fattar att det brinner i knutarna ibland och vi är så snabbfotade vi bara kan i den sitsen också.

Onboarding av er virtuella assistent?

Eftersom vi förstår att det kan finnas viss osäkerhet involverad när man inte har jobbat på det här sättet förr, har vi skapat en konkret onboarding-guide som består av fyra steg. Vi tror nämligen att grunden för alla lyckade samarbeten är tydlighet i kommunikation och förväntningar samt respekt. Det är tre komponenter som ökar chansen till att alla ska trivas och göra ett bra jobb.

Ladda ner guiden här och använd den som stöd när det är dags att ta in en virtuell assistent.

Lycka till!