Jobbar ni alla på samma fysiska plats? Arbetar ni på distans med konsulter eller har ni en hybridlösning? Oavsett är riktigt bra digitala verktyg för projektledning och kommunikation A och O. Idag tipsar vi om några digitala verktyg för projektledning och kommunikation. Dessa vill Ulla-Bella-teamet inte vara utan!
Fyra klara favoriter bland uppsjön av digitala verktyg som används flitigt i vår dagliga verksamhet är:
- Asana och Trello: projektverktyg för uppgifter och information kring dessa, ansvarsfördelning och deadlines med mer
- Slack: för intern och extern kommunikation som skalar bort onödigt mejlande (och letande i inkorgen) och håller ihop information kring projekt mycket bättre + fildelning
- Google Docs: vid skapande av samarbetsdokument, mötesanteckningar och dylikt, som flera behöver tillgång till
Asana och Trello
Med båda dessa kan du på ett detaljerat sätt hantera och styra projekt som alla berörda i teamet liksom externa konsulter kan få tillgång till.
Varje uppgift som ingår i ett projekt skapar du ett kort för på en så kallad Kanban board. Den här tavlan ger en bra översikt över det som ska göras. Dessutom visar den även vem som ska utföra uppgiften och vilken status den har. Ni i teamet skapar kolumner som ni namnger och under dessa lägger ni in era uppgiftskort. Dessa kan ni även flytta omkring i och mellan kolumnerna.
I Asana kan man dessutom välja att visa arbetsytan/översikten som antingen Kanban-variant eller som en listvy.
Exempel på vad ni kan göra med/i Asana och Trello
- samarbete med olika medlemmar på olika delmoment
- synkronisera/skicka uppgifter från andra program och aktörer till korten i Trello
- skapa att-göra listor/checklistor i korten
- hantera olika dokument och manualer
- skapa förutsättningar för lyckade möten och informationsflöden
Båda verktygen kan användas på desktop och som mobilapp.
Slack
Det här är ett kommunikationsverktyg i vilket du kan skriva direktmeddelanden till specifika personer i ditt team eller konsulter som du bjudit in. Här kan du även kommunicera i gruppchattar, skicka och ta emot filer (text, ljud och bild).
Den största styrkan hos Slack är att kommunikationen och informationsöverföring kring projekt samlas på ett ställe. Ni i teamet kan också skapa specifika kanaler för olika projekt, ämnen eller team som enbart berörda bjuds in till. Det sparar tid genom att man slipper leta efter skickade mejl i inkorgen eller att det missas. Dessutom är det är enkelt och effektivt att nå rätt personer och undvika att störa andra med information som de inte behöver.
Verktyget/plattformen kan också synkas med många andra verktyg och plattformar, som filhanteringssystem, projektledningsverktyg, kalendrar och kundhanteringssystem. Genom att koppla ihop dessa verktyg med Slack, minskar behovet av att byta mellan olika program och ökar effektiviteten.
I Slack kan du anpassa notiser, göra sökningar på nyckelord om du letar viss info i tidigare konversationer med mera. Det kan liksom Asana och Trello användas både på desktop och som mobilapp.
Google Docs
När ni ska skriva ett gemensamt dokument i ett projekt eller liknande, är Google Docs ett fantastiskt verktyg. Detta eftersom ni kan skapa, redigera, infoga kommentarer och frågor till varandra i realtid. Och eftersom informationen lagras molnbaserat så kommer alla åt det oavsett var de befinner sig (så länge uppkoppling finns) och det i sig innebär mindre sårbarhet än ett lokalt lagrat dokument.
Om ni för mötesanteckningar är det också ett bra sätt att lagra i Docs och ge tillgång till det till samtliga berörda. Som “ägare” av ett dokument kan man välja vilken befogenhet den man delar det med ska få. Exempelvis kan du välja att personen endast kan läsa eller ha rättighet att redigera texten.
Eftersom flera användare kan jobba samtidigt i dokumentet minskar dubbelarbete och tidsåtgången. Det kräver dock att planering och struktur av jobbet är uppgjort innan. Google Docs är ett kraftfullt och mångsidigt verktyg eftersom det kan integreras med andra Google-tjänster och att dokument ni skriver går att exportera i flera olika format att dela och skicka. Google Docs finns även att använda som mobilapp.
Digitala verktyg för projektledning
Om ni har frågor och tankar om hur vi kan jobba ihop är ni varmt välkomna att kontakta oss på Ulla-Bella så bokar vi ett möte. Har ni aldrig jobbat med några digitala verktyg för projektledning, men är nyfikna på att prova så guidar vi er självklart, i ett framtida samarbete!
