För de som aldrig anlitat en virtuell assistent (VA) tidigare, dyker ofta en mängd frågor upp kring distans-arbetsformen:

• Hur kommunicerar man kring projekt?
• På vilket sätt håller man koll på produktiviteten och tiden?
• Hur vet man att VA:n faktiskt utför jobbet?

Frågorna är givetvis naturliga, men ni behöver inte oroa er. Det finns nämligen massor av verktyg som hjälper till att få arbetet att flyta på smidigt, trots att ni och er VA kanske befinner er i olika ändar av landet.

Digitala kommunikationsverktyg
Med bra kommunikationsverktyg blir det sällan problem med att hålla kontakten, stämma av arbetet, ge instruktioner, ställa frågor etc.

Slack och Teams är plattformar där det är enkelt att diskutera, dela idéer, uppdateringar och frågor, skicka filer etc. Därmed kan man samla allt i ett projekt på en och samma plats/kanal och slippa risken med förlorad information och eventuella missförstånd. Det går dessutom att skapa projektspecifika “trådar” i verktygen, så att det blir extra tydligt vad ni kommunicerar kring.

Vill och behöver ni ha videomöten är Zoom and Skype bra val av plattformar. Dessa kan vara bra sätt för att skapa sammanhållning och en känsla för varandra, i det annars distansbaserade arbetet.

Tidsrapportering
Ett mycket enkelt och effektivt online-verktyg är Toggl. I det lägger er VA upp projekt och till vart och ett är en timer kopplad, vilken startas när hen börjar arbeta och stoppas vid pauser. Därigenom kan framgår exakt tidsåtgång för arbetsuppgifter och/eller projekt. Det går att ta ut rapporter om det önskas och ni som kund/klient/uppdragsgivare kan även få direkt tillgång till ert projekt i Toggl-plattformen, genom er VA.

Tillit
Sist men inte minst behöver ni ha tillit till er VA, eventuellt ge denne mindre uppgifter till att börja med, för att känna på hur samarbetet och kommunikationen fungerar för er. “Micro management” vinner ingen på i de flesta fall, och inte i ett distans-samarbete heller. I synnerhet inte när ni eftersträvar att spara tid och troligen vill få er VA att känna engagemang i ert projekt.

Har några frågetecken rätats ut? Eller har ni fortfarande massor av funderingar? Tveka inte att höra av er. Vi finns här för er!