Att boka möten är något som tar mycket tid. Det är dessutom helt avgörande för många yrkeskategorier att genomföra många möten för att ha en lyckad arbetsdag. Främst handlar det om säljare, men även många chefer och projektledare har ofta många möten på agendan som både ska bokas, förberedas, genomföras och protokollföras.
Mötesbokning med hjälp av en virtuell assistent
En virtuell assistent från Ulla-Bella kan hjälpa till med hantera många av momenten kring era möten. Vi ser till att skapa en kalender som fungerar.
Här följer några saker vi kan göra när det gäller arbete kring mötesbokning:
1. Boka in möten i kalender och ta hand om avbokningar.
Vi ser till att kalendern är fylld så som det passar ert arbetssätt. Vi kan hantera luckor som uppstår i kalendern och boka om möten när det krävs.
2. Maila ut dagordning eller agenda inför mötet och se till att alla får rätt och relevant information.
Här ingår också att efterfråga information eller uppföljning från tidigare möten som bör inkomma för att få ett effektivt möte.
3. Kontakta kunder eller andra affärskontakter och boka möten med dem.
Det kan ta ansenlig tid att hitta kontaktuppgifter till rätt person för ett möte och att sedan antingen ringa eller maila personen för att boka ett möte. Inte sällan krävs fler kontaktförsök innan man har fått till ett möte på en tid som passar alla deltagare.
4. Boka fysiska eller digitala möten.
Vi ser till att ni kan träffas på det sätt ni önskar. Ibland är ett fysiskt möte nödvändigt men många gånger vill man ha ett digitalt möte. Här kan vi säkerställa att alla använder sig av samma plattform för mötet så man slipper onödigt teknikstrul som tar tid från mötet.
5. Protokoll
Vi renskriver protokoll och distribuerar till berörda. Vi kan också korrekturläsa olika texter, såsom mail och mallar med mera.
6. Sortera inkorg
Många gånger svämmar inkorgen över och man kan lätt missa viktig information. Vi hjälper personer i er verksamhet som har högt inflöde att sortera och prioritera bland mailen.
Här hamnar ju även mötesförfrågningar och annan in-put som är viktig för effektiva möten. Med hjälp av en virtuell assistent får du koll på detaljerna och får bra, produktiva möten som alla vinner på.
Verksamhetens viktiga möten
Ulla-Bella hjälper er även med andra möten i verksamheten. Det kan vara till exempel veckovisa avstämningsmöten som behövs för uppföljning. Kanske ska rapportering lämnas in så man säkerställer att planerna följs – även detta en uppgift som en virtuell assistent kan avlasta er med.
Fråga oss om ni har specifika önskemål kring hantering av möten – vi är flexibla och har dessutom stor erfarenhet från många olika verksamheter.
