Semestern har förhoppningsvis gett möjlighet att vila, få perspektiv och kanske fundera över hur ni vill att verksamheten ska fungera framåt. Många företagare kommer tillbaka med nya idéer, ambitioner och mål. Kanske vill ni växa, synas mer, få bättre struktur eller ”bara” få en arbetsvardag som känns mindre stressig.
Men så behöver en full inkorg hanteras. Samarbeten med befintliga och nya kunder ska startas upp, fakturor skickas och betalas. Sociala medier ska fyllas med innehåll … och plötsligt är ni tillbaka i samma hjulspår som innan semestern.
Det är ofta efter en ledighet som man tydligast ser vilka arbetsuppgifter som faktiskt tar tid och energi utan att bidra till företagets viktigaste mål. Därför kan sensommaren vara ett bra tillfälle att fundera över om det är dags att förändra saker.
Fortsätter ni göra exakt likadant som tidigare är sannolikheten stor att ni också får samma resultat som tidigare.
Börja med en enkel braindump
Många företagare som funderar på att anlita en virtuell assistent fastnar redan innan de kommit dit, för de tänker (har vi fått höra):
”Jag vet inte vad vi skulle kunna lämna över och hur man kommer igång rent praktiskt med ett samarbete.”
Men det visar sig ofta att det finns fler uppgifter än man tror som går jättebra att delegera.
Så ett tips är att ta fram ett dokument eller ett anteckningsblock och göra en enkel ”braindump”: skriv ner allt ni gör under en vanlig arbetsvecka.
Här är några exempel:
- Svara på mejl
- Boka möten
- Hantera kalendern
- Uppdatera webbsidor
- Skriva och publicera inlägg i sociala medier
- Skicka nyhetsbrev
- Fakturera
- Följa upp kunder
- Hantera CRM-system
- Ge kundservice
- Hantera inköp
När listan är klar kan ni gå igenom den och markera sådant som:
- återkommer varje vecka eller månad
- tar mer tid än ni skulle vilja
- är monotont och repetitivt
- tar onödig energi
- inte kräver just er specialistkompetens
Där hittar man ofta de första uppgifterna som kan delegeras.
En viktig fråga att ställa er själva
Den här frågeställningen kan göra stor skillnad för er: ”Måste det vara jag/vi som gör det här?”
Bara för att ni kan göra något betyder det inte att ni måste göra det. Fundera på vilka arbetsuppgifter som faktiskt skapar störst värde när just ni utför dem.
Ju mer tid ni kan lägga på företagets kärnverksamhet, desto större möjligheter har ni att få er business att växa.
Tänk resultat istället för arbetsuppgifter
Ett vanligt misstag är att fokusera på exakt vilka uppgifter som ska delegeras och det kan kännas stort och osäkert. Prova istället att tänka på vilket resultat ni vill uppnå.
Kanske vill ni:
- få tillbaka fem timmar i veckan
- skapa bättre struktur i administrationen
- skicka ut bra nyhetsbrev regelbundet
- komma igång med marknadsföring i sociala medier
- få bättre ordning på kunduppföljningar
När ni vet vilket resultat ni siktar på blir det lättare att identifiera vilken hjälp som behövs.
Ni behöver inte anställa för att få avlastning eller få in ny kompetens
Många mindre företag hamnar i ett läge där de vet att något behöver göras, men det känns för stort och dyrt att anställa.
Kanske vill ni:
- komma igång och jobba mer strategiskt med er digitala marknadsföring
- göra ett lyft av er webbsida
- skapa ett mer professionellt nyhetsbrev
- få struktur på interna processer
Då kan en virtuell assistent vara ett flexibelt alternativ. Ni får tillgång till kompetens utan att behöva gå igenom en rekryteringsprocess eller skapa en ny tjänst i organisationen.
Ibland behövs hjälpen bara under en begränsad period för att få ett projekt på plats. Andra gånger utvecklas samarbetet till ett långsiktigt stöd som växer tillsammans med verksamheten.
Börja smått och avgränsat
En annan vanlig missuppfattning är att man måste lämna över väldigt mycket på en gång. Så är det inte och våra mest lyckade samarbeten börjar ofta ganska smått och inom ett väl avgränsat område/uppgift, som exempelvis:
- några timmars administration i månaden
- hjälp att publicera innehåll i sociala medier
- hantering av nyhetsbrev
- kalender- och mötesadministration
- kunduppföljning
- uppsättning av säljtunnel/funnel
Det behöver inte finnas en stor plan klar från början. När ni och vi märker att samarbetet fungerar blir det ofta lättare att identifiera fler områden där ni kan få stöd efter hand. Det gör det också enklare för oss virtuella assistenter att sätta oss in i er verksamhet och planera hur vi bäst lägger upp arbetet tillsammans med er.
Tänk på att det ofta tar lite mer tid i början när vi ska komma igång och hitta vårt gemensamma arbetssätt, än när samarbetet väl rullar på. Vår erfarenhet är att det är värt att göra så, för att skapa en stabil grund för ett effektivt och fungerande samarbete.
Vad skulle ni göra med tiden ni frigör?
En intressant övning är att vända på perspektivet. Istället för att fokusera på kostnaden för att anlita hjälp, fundera på värdet av tiden ni får över.
Vad skulle hända om ni fick tio eller tjugo timmar extra varje månad? Skulle ni:
- kunna träffa fler kunder?
- utveckla nya tjänster?
- arbeta mer strategiskt?
- skapa bättre kundupplevelser?
- minska stressen?
- få mer tid för familj och återhämtning?
För de flesta av oss är tiden den mest begränsade resursen och ibland är det inte fler timmar som behövs utan att rätt person gör rätt saker.
Höstens kanske viktigaste fråga
När ni nu går in i en ny arbetsperiod efter ledigheten kan det vara värt att ställa er en enkel fråga: ”Om vi vill att företaget ska utvecklas under hösten − vilka saker behöver vi börja göra annorlunda?”
Svaret handlar sällan om att jobba fler timmar. Oftare är det en prioriteringsfråga: att fokusera på rätt saker – det ni är bäst på – och att våga ta hjälp med det som någon annan kan göra minst lika bra eller bättre än ni.
På Ulla-Bella Virtuell assistentbyrå hjälper vi företag att hitta och ta hand om de uppgifter som kan delegeras och skapa samarbeten som känns enkla, trygga, ger goda resultat och är hållbara över tid.
Är ni nyfikna på hur vi kan hjälpa er?
Boka ett kostnadsfritt möte så tar vi ett samtal om er verksamhet, era utmaningar och vilka möjligheter som finns i ett samarbete med Ulla-Bella virtuell assistentbyrå!
