Sommaren är här och semestern närmar sig. Kanske börjar kalendern sakta glesna och tempot sjunker.
Eller så spurtar ni för fullt?
Innan ni stänger ner, låser och går på semester finns det en sak som kan vara värd att prioritera: att lyfta blicken mot hösten − hur lite man än vill tänka på den redan nu.
Det här kan ofta vara skillnaden mellan en stressig början på hösten och en lugnare och bättre omstart.
De företag som kommer tillbaka efter sommaren med tydliga prioriteringar, en plan och rätt resurser på plats har betydligt bättre förutsättningar att skapa bra resultat än de som börjar om från noll i augusti/september.
Hösten börjar inte i augusti
Många går in i hösten med stora ambitioner:
- Nya kunder ska bearbetas
- Marknadsföringen ska växlas upp
- Sociala medier ska komma igång igen
- Nyhetsbrev ska fortsätta skickas efter en paus eller så är det en sak man tänkt dra igång med från noll
- Projekt ska ros i land
- Administrationen ska så klart pågå samtidigt som allt annat
- Rutiner ska förbättras
Problemet är att allt ofta landar på samma personer som redan har fullt upp med det dagliga jobbet.
Resultatet?
Hösten börjar med brandsläckning istället för strategiskt viktigt jobb.
Därför är veckorna innan semestern faktiskt ett bra tillfälle att fundera över vad ni vill åstadkomma under andra halvan av året och vad som krävs för att lyckas med det.
Börja med målen
Det är svårt att planera rätt saker att göra om ni inte vet vart ni är på väg. Ställ därför några enkla men viktiga frågor till er själva i teamet:
- Vilka mål vill vi nå innan året är slut?
- Vilka projekt behöver vara genomförda?
- Vilka aktiviteter kommer ha störst påverkan på omsättning och tillväxt?
- Vad behöver prioriteras bort?
När ni har svar på alla eller åtminstone några av frågorna blir det betydligt enklare att avgöra hur ni vill och behöver använda tiden.
Många lägger mycket energi och tid på saker som egentligen inte gör störst skillnad för de övergripande målen. Men genom att identifiera vad som faktiskt skapar värde kan ni välja att lägga fokus på rätt ställen.
Planera hösten redan nu
När målen är tydliga, är nästa steg att skapa en realistisk plan. Ni behöver inte detaljplanera varje dag, men det finns en poäng i att få överblick över kommande månader.
Fundera till exempel på:
- När olika projekt ska starta?
- Vilka deadlines ni kommer ha?
- Vilka kampanjer eller lanseringar planeras?
- När marknadsföringsmaterial behöver vara klart?
- Om det finns perioder med extra hög arbetsbelastning?
Flera av våra kunder använder någon form av årshjul, kvartalsplanering eller publiceringskalender för att skapa struktur. Det gör det lättare att se samband mellan olika aktiviteter och att bli mer redo inför intensiva perioder.
Sluta multitaska − börja arbeta smartare
De flesta känner igen sig i att man hoppa mellan mejl, kundmöten, administration, marknadsföring och ekonomi under samma dag.
Det kan kännas produktivt. Men forskning har visat att multitasking snarare minskar effektiviteten eftersom det krävs ställtid mellan olika typer av uppgifter. Ett betydligt smartare sätt är att samla liknande saker och göra dem vid samma tillfälle.
Det kan handla om att:
- Skriva flera sociala medier-inlägg samtidigt
- Planera en hel månads nyhetsbrev på en gång
- Avsätta fasta tider för administration
- Blockera tid för strategiskt arbete
När ni slipper växla fokus hela tiden blir jobbet oftast mer kvalitativt och effektivt.
Vad borde ni egentligen inte göra själva?
Här kommer den kanske viktigaste frågan: vilka uppgifter måste göras av er efter semestern? Och vilka skulle någon annan lika gärna kunna hjälpa till med?
Det är lätt hänt att fastna i att göra allt själv. Inte för att man vill, utan för att det bara har blivit så. Men ju mer verksamheten växer, desto viktigare blir det att använda tiden rätt och att delegera.
Om ni lägger flera timmar varje vecka på administration, kunduppföljning, e-posthantering, sociala medier eller innehållsproduktion är det tid som ni inte kan använda till försäljning, affärsutveckling eller kundarbete.
Det är ofta här en virtuell assistent gör störst skillnad.
Så kan en virtuell assistent avlasta ert företag
En virtuell assistent är inte bara en administrativ resurs. Hos Ulla-Bella virtuell assistentbyrå hjälper vi företag med allt från löpande administration till marknadsföring, innehållsproduktion, sociala medier, e-postmarknadsföring, struktur och projektstöd.
Det innebär att ni kan:
- Få hjälp med administration och backoffice
- Låta någon hantera sociala medier och innehåll
- Få stöd med nyhetsbrev och e-postmarknadsföring
- Avlasta kundservice och kundkontakt
- Få hjälp att hålla ihop projekt och processer
- Frigöra tid till det som faktiskt driver företaget framåt
För många blir det skillnaden mellan att känna sig konstant överbelastad och att äntligen ha utrymme för det viktiga strategiska jobbet.
Använd sommaren som en startpunkt
Semester handlar självklart om återhämtning – men innan ni loggar ut för sommaren, avsätt några timmar för reflektion och planering.
- Vad vill ni att hösten ska innehålla?
- Vilka mål är viktigast?
- Vilka aktiviteter behöver genomföras?
- Vad kan och bör ni sluta med?
- Och inte minst: vilket stöd behöver ni för att lyckas?
Det är betydligt enklare att bygga en hållbar och lönsam verksamhet när ni inte hela tiden försöker bära allt själva.
Och även om ni har ett helt team anställt kan det behövas antingen förstärkning under en längre period eller kortare, mer intensiva insatser. Där är en virtuell assistent en riktigt bra lösning, en kollega som kliver in utan att ni behöver anställa eller binda upp er på obestämd tid.
Boka ett kostnadsfritt möte med oss
Känner ni att hösten redan börjar fyllas med fler uppgifter än ni själva kommer hinna med?
På Ulla-Bella Virtuell assistentbyrå hjälper vi företag att skapa struktur, frigöra tid och få rätt saker gjorda. Oavsett om ni behöver hjälp med administration, marknadsföring, sociala medier eller andra löpande arbetsuppgifter kan vi hitta en lösning som passar just er verksamhet.
Boka ett kostnadsfritt möte med oss så pratar vi om hur vi kan avlasta er inför hösten och ge er bättre förutsättningar att nå era mål.
