Visst låter det klokt att planera verksamheten ett helt år framåt – men kanske också lite överväldigande?
Det finns dock få saker som skapar så mycket fokus och lugn som att ha tagit ett helhetsgrepp om året som kommer. Inte bara kring vad ni ska göra, utan också varför, när och hur det ska bli gjort.
Att göra den här planeringen visuellt med hjälp av ett årshjul gör det enklare och mer överskådligt för alla i företaget. Då blir det tydligt vilket fokus som behövs under olika perioder, till exempel kring återkommande händelser, processer eller tidsbegränsade projekt. Samtidigt gör det att ni kan preppa inför intensiva perioder – och på så sätt undvika onödig stress.
När ni har fått ner på papper hur året behöver se ut för att ni ska nå era mål och resultat blir det tydligare:
- När olika processer behöver startas, inte bara när de ska vara klara.
- Vilka perioder som blir mer arbetsintensiva och när det troligen kommer vara luftigare i schemat.
- Hur olika aktiviteter hänger ihop och kan bygga på varandra för bästa resultat.
Ställ frågor som gör skillnad för bolagets resultat
Att skapa ett årshjul kan också bli en chans att ställa (kanske svåra) frågor om verksamheten.
Exempelvis:
- Vad vill vi prioritera i år?
- Finns det något som vi i ärlighetens namn bara gör på slentrian som vi kan skala bort?
- Vilka uppgifter tar energi utan att ge särskilt mycket tillbaka?
- Har vi skjutit upp något länge som vi vet att vi borde ha gjort? Vad i så fall och varför?
- Vad måste skalas bort eller göras annorlunda för att det här året ska bli hållbart, roligt och lönsamt?
Här kan många fastna, eftersom svaren ofta leder till behov av beslut – och beslut i sin tur leder till förändringar som någon måste genomföra.
Ett årshjul har i sig inget värde om ni inte gör något med det. När ni har det på plats är nästa steg att bryta ner:
- När projekten som ni känner till ska vara klara och när de ska starta.
- Vem som ansvarar för vad.
- Vilka resurser som krävs – tid, pengar och kompetens.
- Vad som behöver budgeteras för och när kostnaderna kommer uppstå.
Årshjulet blir navet som allt annat kan kopplas till och hållas ihop av – budget, marknadsplan, bemanning och deadlines.
Ett levande dokument, inte ett facit
Det handlar så klart inte om att planera varje minut (vilket är omöjligt) utan om att skapa rimliga förutsättningar för att lyckas. Årshjulet är inte heller hugget i sten. Det är ett arbetsverktyg som ni kan jobba efter och justera när det behövs.
Verkligheten förändras, både i ert företag och i omvärlden, och prioriteringar behöver skiftas. Poängen med det här arbetet är inte perfektion, utan att skapa medvetenhet, tydlighet och fokus. Att ha något gemensamt att hålla er i.
Om ni skulle fastna kan det vara värdefullt att bolla frågor med någon utanför verksamheten, få stöd med strukturen och hjälp att få planen på plats.
Vi på Ulla-Bella virtuell assistentbyrå finns här till er tjänst om ni behöver en partner att bolla med, så varmt välkomna att höra av er till oss!
