Ni har kontaktat en virtuell assistent (VA) som ni tror passar för er, men hur ska ni komma igång med det konkreta arbetet så fort, bra och effektivt som möjligt? En nyckel till att lyckas med detta är en ordentlig introduktion eller så kallad ”onboarding-process”.

Först och främst – grattis till beslutet att anlita en VA för att stötta er verksamhet! Grunden för alla lyckade samarbeten brukar bestå av att det finns avtalade ramar, tydlighet kring förväntan och uppgifter, struktur, information, stöd och att det är enkelt att kommunicera med varandra.

Den absolut bästa starten får ni garanterat om ni har framförhållning med att anlita en VA. Att det inte är panikbråttom att komma igång med jobbet, så introduktionen blir lidande eftersom det i de flesta fall skapar onödig press på både er och VA:n. Och mer konkreta tips på introduktionen ska vi gå in på nu.

Konkreta tips på introduktion av er virtuella assistent

1. Upprätta avtal för samarbetet så att ramen är solklar. Exempel på bra saker att inkludera:
– ersättningen (priset per timme/vecka/måna/projekt)
– tidsomfånget för uppdraget (antal timmar, dagar, veckor etc)
– om ni önskar tidrapportering eller ej
– uppsägningstid från båda parter
– sekretessklausul

2. Introduktionsmöte (video eller fysiskt beroende på vad som passar bäst):
– gå igenom uppdraget och visa/instruera kring de system/verktyg
VA:n kommer behöva jobba med
– kom överens om vilket sätt som passar båda parter att ni har avstämningar på och bestäm hur ofta. Boka in de första mötena/avstämningarna och ha dem gärna tätare i början, när VA:n kanske behöver ställa fler frågor och ha mer input från er.

3. Lösenord, skriftliga instruktioner, manualer
Se till att ha skapat och ordnat följande:
– eventuella användarprofiler
– behörigheter/inloggningar till system, verktyg, program

Om ni har funderingar kring tillits- och kontrollaspekten av ett digitalt/virtuellt samarbete, kan vi tipsa om att läsa vårt blogginlägg om just detta. Eventuellt är ”oron” kring att jobba digitalt med konsulter på distans, något mindre efter pandemin när det digitala blev det primära arbetssättet.

Hoppas att tipsen kan komma till nytta och lycka till med er ”onboarding” av er virtuella assistent!